Gadgetshowto
Téměř veškerá práce, kterou lidé dělají v kancelářích, se provádí pomocí kouzelného programu zvaného Microsoft Excel, když se na něj poprvé podíváte, může vypadat jako program pouze s tabulkami a sloty pro zadávání dat, ale tento popis nestačí skutečná schopnost tohoto programu. Excel může dělat cokoli, od správy vašich kancelářských účtů až po správu dat potřebných pro správu celé země, stačí vědět, jak je používat. Tady v tomto článku je zmíněno několik opravdu skvělých tipů a triků pro Excel, které mohou mnoha uživatelům pomoci vylepšit způsob, jakým používali Excel do data.
1. Přidání zkratek do hlavní nabídky
Existuje mnoho nástrojů, které bychom si vždy přáli, abychom měli jen jedno kliknutí, ale většinou musíme udělat více než pár kliknutí a také trochu hledat, abychom se dostali k nástroji, který chceme použít. Podíváme-li se do levého horního rohu našeho okna aplikace Excel, uvidíme malou ikonu aplikace Excel, podél které budou 3 malé ikony, z nichž jedna bude představovat Save a další 2 budou zpět a znovu.
Jedná se o zkratky, které excel poskytuje pro naši snadnost, další věcí, kterou excel poskytuje, je možnost umístit více zkratek na toto místo. Za tímto účelem musíte kliknout na šipku napravo od možnosti Zpět a znovu, která říká Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup, když na něj umístíte ukazatel myši.
Jeho stisknutím získáte možnost vybrat nástroj, který chcete přidat na panel nástrojů pro rychlý přístup (místo vlevo nahoře, kde jsou uloženy, vráceny a znovu provedeny). Například pokud klikneme na možnost „Nový“, zobrazí se na našem panelu nástrojů ikona pro vytvoření nového souboru.
2. Přidání diagonálních čar
Můžeme přidat diagonální čáry do našich buněk jednoduchou metodou formátování, kterou Excel umožňuje. K tomu všeho, co musíme udělat, je vybrat buňku, do které chceme přidat diagonální čáru, při výběru buňky bychom museli otevřít možnosti kliknutím pravým tlačítkem myši. V možnostech bychom museli kliknout na možnost Formátovat buňky.
Když klikneme na možnost Formátovat buňky, zobrazí se dialogové okno, ve kterém budeme muset kliknout na možnost ohraničení, zvýrazněnou červeně, v horním pruhu. Pak můžeme kliknout na další zvýrazněnou možnost, která nám ukazuje formát diagonální čáry v buňce, v dialogovém okně je další, kterou najdete sami.
Lisování OK po výběru diagonální čáry jako stylu ohraničení se v buňce vytvoří diagonální čára, do které jsme chtěli umístit naši diagonální čáru. Chcete-li přidat text nad a pod diagonální čáru, budeme muset do buňky něco zadat a poté stiskněte Alt + Enter přejít na další řádek a do druhého řádku zadat něco jiného, co musíme mít pod naší diagonální čarou. Jedním z úlovků je, že se budeme muset postarat o zarovnání našeho textu nad a pod diagonální čarou pomocí mezerníku.
3. Přesouvání a kopírování dat do az buněk. (pomocí drag and drop spolu s Ctrl)
Kdykoli něco napíšeme do buňky v aplikaci Excel, můžeme to vždy vyjmout z jednoho místa na druhé tak, že nejprve klikneme pravým tlačítkem na buňku a stiskneme klávesu cut a poté ji vložíme do jiné buňky. Další účinnou metodou, jak toho dosáhnout, je použití metody drag and drop. Vše, co pro to musíte udělat, je jít na buňku, kterou chcete přesunout, a umístit kurzor na okraj této buňky, což způsobí, že se objeví symbol se 4 šipkami směřujícími všemi směry (tento symbol znamená, že nyní můžete vybrat buňku a poté ji přesunout kamkoli chcete).
Pokud nyní kliknete na tento symbol a přesunete kurzor do jiné buňky a stále jej stisknete, uvidíte, že něco přichází spolu s kurzorem. Takže konečně, pokud přejdete do jiné buňky a pustíte kurzor, uvidíte, že by se obsah buněk přesunul do nového umístění.
Až dosud jsme diskutovali o tom, jak bychom mohli přesouvat data z jedné buňky do druhé, další funkcí, kterou používáme docela dost, je funkce kopírování. Můžeme dokonce provést kopii pomocí této metody přetažení, ale k tomu bychom museli stisknout Ctrl před kliknutím na symbol, o kterém jsme hovořili ve výše uvedeném textu. To způsobí, že se objeví nový symbol, jak je znázorněno na obrázku níže. Poté můžete podržet klávesu Ctrl a poté zkusit buňku přetáhnout někam jinam, uvidíte, že tato metoda místo přesunutí kopíruje obsah buňky.
4. Omezení vstupu
Co se stane, pokud bychom v našem listu chtěli pouze konkrétní sadu hodnot a objeví se datová hodnota pocházející z vnějšku našeho zamýšleného rozsahu? Při práci na projektech se to mnohokrát stává problémem, což způsobuje problémy s konečnými výstupy, které chceme získat. Abychom se ujistili, že je přidána pouze určitá sada hodnot, využíváme ověření dat. Dělá to tak, že nám umožňuje omezit rozsah a typ dat, která bereme jako vstup pro náš systém.
Pro použití funkce ověření dat, je třeba vybrat buňky, ve kterých je omezení má být implementováno, pak na nejvyšším pruhu budeme muset kliknout na data.
Po kliknutí na data budeme muset kliknout na Ověření dat, jak je znázorněno na obrázku. Tím se dostanete do dialogového okna, ve kterém můžeme nastavit hodnoty, které chceme pro náš systém. Poté budeme muset vybrat typ vstupu, který bychom chtěli povolit ve vybraných buňkách kliknutím na možnost Povolit v dialogovém okně.
Pokud například vybereme celá čísla, budeme požádáni, abychom vybrali rozsah celých čísel, který bychom chtěli povolit. Tímto způsobem bychom mohli zadat pouze data v rozsahu, který jsme uvedli. Vezmeme si příklad, vezmeme rozsah mezi 12 a 111.
V příkladu, který jsme si vzali, vidíte, že při zadávání hodnoty mimo tento rozsah, tj. 222, se nám zobrazuje chyba, že hodnota je neplatná a uživatel zadal omezení na hodnoty, které lze zadat v této cele.
5. Získání dalších statistik v pruhu dole
Kdykoli použijeme aplikaci Excel k zadávání údajů do našich tabulek ve formě čísel, uvidíme ve stavovém řádku níže určité statistiky nebo jakési shrnutí, obvykle to bude mít průměr, počet a součet údajů, které v kterémkoli daném okamžiku vybereme.
Excel nám poskytuje určité další možnosti souhrnu, který dostáváme ve stavovém řádku, abychom jej maximálně využili, lze to udělat kliknutím pravým tlačítkem kdekoli na stavovém řádku, jakmile kliknete pravým tlačítkem na stavový řádek, uvidíte mnoho možností, mezi nimiž by byly další možnosti, které vynikají, nám poskytují souhrn údajů, které jsme vybrali. Můžeme si vybrat mezi průměrem, počtem, číselným počtem, minimem, maximem a součtem. Na obrázku vidíme, jak vypadá náš stavový řádek, když vybereme, abychom zobrazili většinu možností, které máme k dispozici.
6. Transformace velkých a malých písmen textu
Existuje malá funkce, kterou můžeme použít k transformaci případu našeho textu, tato funkce je poměrně snadná, vše, co pro to musíte udělat, je, že musíte zadat 'HORNÍ (text / buňka)„pro velká písmena,“Dolní (text / buňka)„pro malá písmena a konečně“Správné (text / buňka)„za vytvoření prvního písmene slova kapitál. Jeho použití lze vidět na obrázcích níže, přičemž buňky ukazují horní, dolní a správné použití spolu s konečným výstupem, kterého z něj dosáhnou. 
7. Uspořádejte text z různých buněk pomocí '&'
Můžeme přidat text z různých buněk do jedné buňky jednoduše pomocí '&', vše, co musíme udělat, je začít psát do buňky s '=' a poté klikat na buňky, které musíme přidat do jedné naše nová buňka, budeme také muset přidat '&' poté, co klikneme na každou buňku, která má být přidána, protože přidá název buňky, na kterou jsme klikli. Bude tedy vypadat podobně jako na obrázku níže.
8. Přidání více řádků nebo sloupců najednou
Všichni víme, jak přidat řádek nebo sloupec do našeho dokumentu aplikace Excel, ale také si musíme uvědomit, že jak můžeme ve skutečnosti přidat více řádků nebo sloupců najednou, místo přidání sloupce nebo řádku najednou a poté opakování procesu znovu a znovu.
Za tímto účelem nejprve musíme vybrat počet řádků, které bychom chtěli přidat, například pokud potřebujeme přidat 4 nové řádky do naší již existující tabulky, pak vybereme 4 řádky (pod / nad kterým musíme přidat řádky) a pak klikněte pravým tlačítkem a klikněte na vložení. Otevře se malé dialogové okno, které nám umožní vybrat, jakou přesnou akci musíme provést u vybraných řádků / sloupců.
Pokud stiskneme celý řádek v dialogovém okně, dostaneme 3 řádky přidané do naší tabulky. Můžete si pohrát s dialogovým oknem pro vložení a zjistit, jaké další možnosti pro vás mají.
9. Použití automatických oprav
Pokud máte ve zvyku používat SMS nebo jinými slovy jazyk krátkých rukou všude, kde píšete, nebo pokud máte špatnou historii pravopisných chyb u některých konkrétních slov, můžete použít funkci automatických oprav MS Excel na vašem pohodlí. Chcete-li jej použít, musíte nejprve přejít na Soubor> Možnosti> Korektury> Automatické opravy Možnosti. Zde uvidíte dialogové okno, které vám umožní zadat text, který má být nahrazen textem, kterým jej chcete nahradit. Můžete přidat libovolná slova, která špatně napíšete, například můžu dát slovo „frnz“ jako slovo, které bude nahrazeno slovem „přátelé“, a pokaždé, když použiji nesprávný pravopis (frnz), automatická oprava mě opraví (vložením přátel na svém místě).
10. Extrakce dat webové stránky pomocí Data-> Z webu
Přemýšleli jste někdy o tom, jaké to bude pociťovat extrahovat data přímo z webu, řekněme, že vidíte web a chcete analyzovat konkrétní věc z údajů přítomných na konkrétní webové stránce. Například pokud vezmeme web s některými názvy fakult a pokračujeme v převádění této webové stránky přímo na data Excel pomocí takového online nástroje, dostaneme tabulku s některými převedenými daty a nakonec si ji můžeme stáhnout jako soubor .csv k prohlížení v aplikaci Excel, v datech, která máme na obrázku níže, se můžeme podívat na všechna data, která jsme měli na webu, v dobře organizované a tabulkové formě.
Tuto techniku lze také použít pro stránky s obrovským množstvím dat, které pak můžeme snadno analyzovat v aplikaci Excel.
11. Vytváření histogramu dat pomocí možnosti Analýza dat
Pro vytvoření histogramu nejdříve musíme přidat doplněk do naší aplikace Excel. Z tohoto důvodu musíte nejprve přejít na Soubor> Možnosti> Doplňky. Jakmile uvidíme okno / možnosti doplňků, musíme se ujistit, že jsou doplňky aplikace Excel vybrány v možnosti Spravovat na dolním konci dialogového okna možností. Jakmile vybereme doplňky Excel, budeme muset vybrat přejít k získání dialogového okna pro doplňky. V tomto dialogovém okně budeme muset zkontrolovat Analysis ToolPak a kliknout na OK.
Jakmile splníme výše uvedené předpoklady, budeme muset přejít na Možnost Analýza dat v části analýzy v části Data. Kliknutím na něj otevřete malé dialogové okno s názvem Analýza dat. V tomto dialogovém okně budeme muset vybrat histogram a kliknout na OK. Poté nás požádá, abychom vložili vstupní rozsah dat, na jejichž základě chceme vytvořit náš histogram. Poté můžeme vybrat příslušné možnosti pro vytvoření histogramu, který chceme vytvořit.
12. Podmíněné formátování
Podmíněné formátování je výkonný nástroj, který exceluje, jak název napovídá, podmíněné formátování formátuje buňky za určitých podmínek, například pokud bychom měli zvýraznit studenty, kteří při zkoušce ve třídě selhali červeně, použili bychom podmíněné formátování.
Abychom to mohli udělat, museli bychom vybrat buňky, které se mají formátovat, a poté klikneme na možnost podmíněného formátování a poté můžeme kliknout na nové pravidlo, aby se na naše data vytvořilo nové pravidlo. V níže uvedeném příkladu budou všechna čísla rolí se značkami od 0 do 40 označena červeně.
13. Použití rukojeti výplně ke kopírování formátování (pokročilé formátování)
Rukojeť výplně je nástroj, který nám ukazuje, jak pěkně je vytvořen software s názvem Excel, patří mezi nejsnadněji použitelné nástroje v aplikaci Excel; druh práce, kterou dělá, je stále mnohem víc než mnoho složitých nástrojů, které máme k dispozici. Jen si představte, jak byste se cítili, kdyby vám bylo řečeno, že stačí naformátovat jednu nebo dvě buňky a o všechny ostatní buňky by se postaralo pouhé kliknutí a tažení. Co dělá, je to, že hledá vzor v buňkách a poté, co jej přetáhnete, vyplní hodnoty, které považuje za vhodné.
Chcete-li použít úchyt výplně, musíte přejít do pravého dolního rohu buňky nebo vybraných buněk a uvidíte plné '+'. Pokud ji podržíte a přetáhnete, uvidíte, že se kouzlo děje.
Nyní je vysvětlena řada možností povolených při formátování s popisovačem výplně.
Na obrázcích níže můžete vidět možnosti, které získáte při vyplňování určitých buněk pomocí rukojeti výplně; možnosti zahrnují Kopírovat buňky, Vyplnit série, Vyplnit pouze formátování a Vyplnit bez formátování. Na obrázcích doprovázejících tento bod můžete vidět, co poslední tři možnosti dělají. 
14. Živá transponovaná kopie tabulky
Víme, jak získat transponovanou kopii našich dat, pokud někteří z vás nemají starosti, stačí zkopírovat data, která chcete transponovat, a poté při vkládání vyhledejte možnosti vložení a poté klikněte na Dostanu transponovanou verzi. Jedná se o druh normální operace kopírování a vkládání, která vytvoří pouze pevnou transponovanou verzi původní tabulky.
Chcete-li vytvořit živou transponovanou verzi svých dat, budete muset udělat něco víc než jen kopírovat a vložit. Nejprve musíte zjistit, kolik řádků a sloupců máte, a poté vybrat transponovanou verzi těchto mnoha sloupců a řádků. Například na obrázcích níže můžete vidět, že kopírovaná data mají 9 řádků a 2 sloupce a oblast, kterou poté vybereme, má 9 sloupců a 2 řádky.
Po výběru těchto nových sloupců a řádků budete muset zadat = Transpose ('souřadnice levého horního rohu vašich datových buněk': 'Souřadnice v pravém dolním rohu vašich datových buněk'), na obrázcích níže shodou okolností a1 a b9, takže rovnice, která se má zadat, se změní na '= Transpose (A1: B9)', při zadávání této rovnice budete muset stisknout 'Shift + Ctrl + Enter', a uvidíte, že se kouzlo stalo.
Vytvoří se tak nová transponovaná tabulka, ale jedná se o živou kopii původní tabulky, tj. pokud provedete nějaké změny v původní, dojde také ke změnám v této tabulce. Jak vidíte na obrázcích níže, při změně dat v B6 se data v L10 automaticky změní. Malý kompromis spočívá v tom, že nemůžete kopírovat formát, který měli data v původní tabulce, a je zcela zřejmé ze skutečnosti, že 2 žluté buňky nenesly žlutou barvu na živé transponované kopie.
15. Zadání mikrokartů Sparkline
Mikrografy Sparkline jsou malé grafy nebo grafy, které můžete umístit do buňky. Byly představeny v MS Word 2010 a mohou výrazně zlepšit viditelnost našich excelových dat. Chcete-li jej vytvořit, musíte nejprve vybrat data, ze kterých chcete vytvořit jiskrovou čáru, a poté přejít na Vložení> Čára.
Tam byste byli požádáni o zadání cílového umístění vašeho jiskrového grafu. Jakmile zadáte cíl, bude na vás čekat krásná jiskrová tabulka.
VIZ TÉŽ: 14 skvělých tipů a triků pro Instagram
Doufáme, že vám tento článek pomohl naučit se opravdu skvělé triky aplikace Excel, o kterých jste nevěděli. Pokud máte jakýkoli dotaz, neváhejte se zeptat v sekci komentáře.
