19 skvělých triků pro Gmail, které by měl každý vědět

Gmail je jedním z nejpopulárnějších poskytovatelů e-mailových služeb na internetu. Rozhodně se stal nejlepším poskytovatelem e-mailových služeb a zanechal za sebou další e-mailové giganty, jako je Yahoo! a Outlook v závodě. Gmail jako jedna z nejjednodušších a snadno použitelných e-mailových služeb neznamená, že nemá žádné pokročilé funkce. Existuje mnoho úžasných funkcí, které jsou skryty v očích. Pokud chcete vylepšit svůj Gmail, musíte se určitě naučit všechny úžasné skryté funkce, které služba nabízí. Přinášíme vám 19 skvělých triků pro Gmail což rozhodně zmírní váš e-mailový zážitek při používání Gmailu.

1. Aktivujte osobní indikátory úrovně

Pokud chcete vědět, zda byl e-mail odeslán pouze vám, skupině lidí nebo úplnému seznamu adres, musíte ve svém účtu Gmail zapnout funkci „Osobní indikátor úrovně“. Chcete-li zapnout indikátor osobní úrovně, postupujte podle následujících pokynů.

Klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu a vyberte Nastavení.
Na kartě Obecné přejděte dolů a vyhledejte indikátory osobní úrovně.
Kliknutím na Zobrazit indikátory povolíte funkci ve svém účtu.

(>) Jedna šipka znamená, že e-mail byl odeslán vám a skupině dalších lidí. (>>) Dvojitá šipka znamená, že e-mail byl odeslán pouze na vaši e-mailovou adresu. Žádná šipka neznamená, že byl e-mail odeslán do seznamu adresátů.

2. Zrušte odeslané e-maily

Toto je jedna z nejúžasnějších funkcí, kterou Google pro účty Gmail zavedl. Nyní můžete odeslání v rámci Gmailu vrátit zpět. To znamená, že po odeslání e-mailu jej můžete skutečně zrušit, aby příjemce váš e-mail vůbec nedostal. To se opravdu hodí, když posíláte e-mail nesprávné osobě nebo když v e-mailu uděláte chybu a chcete ji opravit. Povolením této funkce můžete ušetřit případné chyby. Undo Send vám dá až 30 sekund na zrušení odeslaného e-mailu. Chcete-li ve svém Gmailu povolit funkci Odeslat zpět, postupujte podle následujících pokynů.

Klikněte na ikonu ozubeného kola a přejděte do Nastavení.
Na kartě Obecné najděte funkci Zpět odeslání a povolte ji.
Můžete si také zvolit období zrušení, které vám vyhovuje.
Uložte změny a povolte funkci ve svém Gmailu.

3. Přidejte své e-maily k úkolům

Někdy prostě nemáte chuť hned reagovat na e-maily. Pokud je to váš případ, musíte se ujistit, že na e-maily odpovíte ve správném časovém rámci, jinak riskujete, že na e-mail vůbec neodpovíte. Nepotřebujete budík, který by vám připomínal, že e-mail vyžaduje vaši pozornost. E-mail můžete přidat do Úkolů, který vám bude pravidelně připomínat všechny e-maily, které jsou ve vašem seznamu Úkoly. Chcete-li přidat e-mail do seznamu Úkoly, postupujte podle následujících pokynů.

Vyberte libovolný e-mail (nebo více e-mailů).
Nahoře klikněte na tlačítko „Více“.
Klikněte na „Přidat k úkolům“ a vaše e-maily budou přidány do seznamu úkolů.
Chcete-li zkontrolovat svůj seznam úkolů, klikněte na rozevírací nabídku „Gmail“ v levém horním rohu a výběrem možnosti Úkoly otevřete seznam.

4. Přečtěte si Gmail offline

Kolikrát jste si přáli číst e-maily, i když nemáte aktivní připojení k internetu? Pokud jste si to při mnoha příležitostech přáli, pak budete rádi, že můžete číst všechny své e-maily offline. Stačí si do prohlížeče Google Chrome nainstalovat rozšíření Gmail Offline a můžete začít číst všechny své e-maily offline. Chcete-li nainstalovat a povolit Gmail offline, postupujte podle následujících pokynů.

Přejděte do Nastavení a klikněte na kartu Offline.
Klikněte na Instalovat Gmail offline a nechte jej nainstalovat.
Po instalaci nechte synchronizovat všechny vaše e-maily pro prohlížení offline a vše je nastaveno pro Gmail offline.

5. Importujte poštu a kontakty z jiných účtů

Pokud chcete pro všechny své e-mailové potřeby používat pouze jeden účet Gmail, budete překvapeni, že můžete ve skutečnosti zrušit všechny své další e-mailové účty ve prospěch Gmailu. Můžete také importovat všechny e-maily a kontakty ze svých ostatních účtů, než je zrušíte. Chcete-li importovat poštu a kontakty, postupujte podle následujících pokynů.

Přejděte do Nastavení> Účty a import
Klikněte na Importovat poštu a kontakty
Postupujte podle pokynů pro různé poskytovatele e-mailových služeb
Užijte si všechny své e-maily a kontakty na jednom místě

6. Vyčistěte delší odpovědi

Když budete stále posílat a přijímat e-maily v jediném vlákně, pak se vaše odpovědi mohou rychle dostat do nepořádku. Delší vlákno odpovědí může být velmi nepříjemné, když chcete najít konkrétní odpověď a citovat ji. Gmail má však novou funkci, která vám umožňuje vybrat konkrétní věty a citovat je v odpovědi namísto celého e-mailu. Jednoduše zvýrazněte text, na který odkazujete, a stisknutím odpovědi odešlete e-mail s citovaným textem. Chcete-li povolit funkci Citovat vybraný text, postupujte podle následujících pokynů.

Přejděte do Nastavení> Laboratoře
Kliknutím na něj povolíte nabídku vybraného textu
Uložte změny a jste hotovi.

7. Konzervované odpovědi Usnadňují rychlé a rychlé odpovědi

Pokud zjistíte, že posíláte stále stejný e-mail, neměli byste to dělat ručně. Gmail má skvělou funkci nazvanou „Konzervované odpovědi“, která vám umožňuje přidat do knihovny vlastní e-mailové šablony a odeslat je komukoli jediným kliknutím. Nemusíte psát stejné e-maily znovu a znovu, když je můžete odeslat jediným kliknutím.

Přejděte do Nastavení> Laboratoře
Kliknutím na něj povolíte předpřipravené odpovědi.
Uložte změny.

Při psaní e-mailu stačí kliknout na tlačítko více možností a vybrat preferovanou konzervovanou odpověď. Můžete také nastavit filtry pro odesílání automatických předpřipravených odpovědí.

8. Pošlete e-mail z jiné e-mailové adresy

S tímto trikem pro Gmail můžete také odesílat e-maily z několika dalších e-mailových účtů přímo z Gmailu, aniž byste museli samostatně otevírat další e-mailové služby. Chcete-li povolit tuto funkci, postupujte podle následujících pokynů.

Přejděte na Nastavení> Účty a import
Klikněte na „Přidat další e-mailovou adresu, kterou vlastníte“.
Přidejte svou e-mailovou adresu a budete moci posílat e-maily také na novou adresu.

9. Naplánujte a sledujte své e-maily

Toto měla být vestavěná funkce v Gmailu, ale bohužel není. Můžete si však nainstalovat úžasné Doplněk Boomerang abychom vám pomohli naplánovat e-maily a také sledovat jejich e-maily. Můžete naplánovat své e-maily a Boomerang je odešle přesně v den a čas, který určíte.

Můžete také požádat o potvrzení, což znamená, že obdržíte upozornění, když váš e-mail otevře a přečte si příjemce. Po instalaci získáte tlačítko „Odeslat později“ pro naplánování vašich e-mailů a tlačítko „Požádat o potvrzení a sledování kliknutí“. pokud byly vaše e-maily přečteny nebo otevřeny.

Ke sledování otevřených e-mailů můžete také použít SideKick by Hubspot.

10. Povolte tlačítko Odeslat a archivovat

Chcete-li přehledně rozdělit svou doručenou poštu a archivovat všechny e-maily, na které jste již odpověděli, měli byste v Gmailu povolit funkci Odeslat a archivovat. Tím se přesunou všechny e-maily, které jste odpověděli, do archivů. Udržuje vaši doručenou poštu čistou.

Přejděte do Nastavení> Obecné
Klikněte na „Zobrazit tlačítko Odeslat a archivovat v odpovědích“
Uložte změny.

11. Pokročilé vyhledávání

Pokud chcete prohledat něco konkrétního ve své doručené poště v Gmailu, můžete použít funkci pokročilého vyhledávání. Stačí kliknout na šedou rozevírací šipku před vyhledávacím polem a objeví se nová nabídka s pokročilými funkcemi vyhledávání. Nyní můžete vyhledávat konkrétní e-maily zahrnutím klíčových slov do polí. Existují i další klíčová slova pro vyhledávání, která vám pomohou zúžit vyhledávání.

Chcete-li prohledat e-mail podle klíčového slova 1 nebo klíčového slova 2, můžete do vyhledávacího pole zadat klíčové slovo 1 NEBO klíčové slovo 2. Například: od: Dilawar NEBO od: Devinder. Přinese vám všechny e-maily a obsah odpovídající vašim klíčovým slovům.

"Má: Příloha„Zobrazí všechny e-maily s přílohou. Toto vyhledávání můžete dále zúžit přidáním e-mailu někoho jiného, abyste našli všechny jeho e-maily, které mají přílohu Obsahuje: přílohu od: [email protected]. Tím se zobrazí všechny e-maily od Dilawar, které mají přílohu.

Existuje mnoho dalších klíčových slov, která můžete přidat do svých vyhledávání, abyste je zúžili a určili konkrétní e-mail, který hledáte. Další informace o všech klíčových slovech tady.

12. Přidejte do své Doručené pošty krásná témata

Pokud nestačí jen změnit vzhled vaší doručené pošty, můžete také změnit celé téma vaší doručené pošty v Gmailu. Klikněte na ikonu ozubeného kola a poté vyberte Motivy. Můžete si vybrat ze stovek krásných motivů nebo nahrát vlastní fotografii a použít ji jako téma doručené pošty.

13. Pomocí klávesových zkratek ušetříte čas

Pomocí klávesových zkratek v Gmailu můžete ušetřit spoustu času, aby byly věci rychlejší a jednodušší. lis Posun + ? otevřete vyskakovací okno se všemi klávesovými zkratkami a kliknutím na Povolit můžete všechny tyto klávesové zkratky používat v doručené poště Gmailu.

14. Ikona ověřování pro ověřené odesílatele

Mnoho podvodníků a spamerů se pokouší posílat e-maily předstíráním renomovaných zdrojů. Pokud se chcete ujistit, že vaše e-maily skutečně pocházejí z autentických zdrojů, povolte „Ikona ověřování pro ověřené odesílatele“. Přejděte do části Nastavení> Laboratoř a povolte tuto funkci pro doručenou poštu v Gmailu.

15. Poslední aktivita účtu

Pokud máte podezření, že by někdo jiný mohl mít přístup k vašemu účtu a číst vaše e-maily, můžete snadno zkontrolovat aktivitu vašeho účtu a zjistit, zda k vašemu účtu přistupuje někdo jiný bez vašeho vědomí. Přejděte dolů na hlavní stránku a najdete „Poslední aktivita účtu: před x minutami”, Klikněte na“Detaily„K otevření nového vyskakovacího okna, kde můžete vidět každou IP a zařízení, které bylo použito pro přístup k vašemu účtu. Z tohoto okna se také můžete odhlásit ze všech ostatních zařízení.

16. Zbavte se e-mailů, které zabírají místo navíc

Pokud vám dochází úložný prostor v Gmailu a nechcete investovat do dalšího úložného prostoru, můžete skutečně dostat zpět svůj úložný prostor odstraněním e-mailů, které mají větší přílohy. Můžete zahájit vyhledávání “má: velikost přílohy: 5 MB„Najít všechny e-maily s přílohou o velikosti 5 MB nebo větší. Všechny tyto e-maily můžete hromadně mazat, abyste ve svém účtu ušetřili nějaký úložný prostor.

17. Povolte automatickou odpověď na dovolenou

Pokud jste mimo město nebo z jakéhokoli důvodu nemáte přístup k internetu, můžete v Gmailu zapnout funkci Automatická odpověď a odpovídat na všechny e-maily pomocí vámi určené šablony. Chcete-li zapnout automatickou odpověď na dovolenou, postupujte podle následujících pokynů.

Přejděte do Nastavení> Obecné
Přejděte dolů, vyhledejte odpověď Vacation Auto a zapněte ji
Vložte svou osobní e-mailovou zprávu, která bude odeslána na všechny příchozí e-maily jako odpověď.
Uložte změny a jste hotovi.

18. Umožněte ostatním přístup k vašemu účtu Gmail

Pokud jste příliš zaneprázdněni, abyste zkontrolovali své e-maily a odpovídali na ně, můžete ostatním lidem skutečně umožnit přístup k vašemu účtu a provádět tyto úkoly, aniž byste jim museli dávat své osobní údaje (heslo). Do svého Gmailu můžete přidat další e-mailové účty, které jim umožní číst všechny vaše e-maily a odpovídat vaším jménem. Tento trik v Gmailu se velmi hodí, když jste příliš zaneprázdněni, abyste zkontrolovali svoji doručenou poštu.

Přejděte do Nastavení> Účty a import
Klikněte na „Přidat další účet“ vedle „Udělit přístup k vašemu účtu“
Podle pokynů přidejte další účet a udělejte mu přístup ke svému Gmailu.

19. Hromadná korespondence v Gmailu

Pokud chcete poslat stejnou zprávu všem svým příjemcům, ale chcete jí také dát osobní kontakt tím, že oslovíte každého příjemce jeho jménem a příjmením, musíte to udělat ručně. Můžete však použít Ještě další hromadná korespondence automaticky posílat osobní e-maily všem vašim příjemcům. Jediné, co musíte udělat, je vytvořit tabulku v Tabulkách Google s předponou, jménem, příjmením a e-mailovou adresou vašich příjemců a toto úžasné rozšíření automaticky přizpůsobí váš e-mail pro každou osobu načtením dat z Tabulek Google.

VIZ TÉŽ: 15 skvělých triků Whatsapp, které byste měli vědět

Doufejme, že všechny tyto skvělé triky v Gmailu vám pomohou vylepšit zážitek a vytěžit z doručené pošty maximum. Dejte nám vědět, pokud máte nějaké další triky pro Gmail. Sdílejte je v sekci komentáře.