Gadgetshowto
Není pochyb o tom, že Email způsobil převrat ve způsobu, jakým spolu komunikujeme. A přestože lidé dnes mohou stále častěji upřednostňovat věci jako sociální sítě a aplikace pro rychlé zasílání zpráv pro chatování s přáteli, pravdou zůstává, že pokud jde o správnou komunikaci, e-mail je stále preferovaným médiem.
Od univerzit po globální korporace a od studentů po generální ředitele je e-mail používán téměř všude a všemi. To znamená, že téměř každý z nás má více e-mailových adres, přičemž jeden nebo (více) z mnoha poskytovatelů e-mailů. Skutečnou otázkou však je, zda potvrzujeme protokoly o správném používání e-mailu?
Pokud si nejste jisti odpovědí, pak je tento článek, který zdůrazňuje základní e-mailové etikety, kterými by se měl každý řídit, pro vás. Takže bez dalších okolků, tady jsou.
Základní e-mailové etikety
1. Použijte profesionálně vypadající e-mailovou adresu
Vaše e-mailová adresa je často považována za údaj o vaší osobnosti. Z tohoto důvodu je důležité mít profesionálně vypadající e-mailovou adresu, obvykle s vaším jménem a příjmením, které tvoří její část „uživatelské jméno“. To je ještě důležitější, pokud máte v úmyslu použít e-mailovou adresu pro profesionální komunikaci (např. Zasílání životopisů náborářům, poskytování pracovních vzorků klientům).
Pokud není uživatelské jméno podle vašeho výběru k dispozici, můžete přidat číslo podle svého výběru (např. datum narození) získat jeden. Uvedu několik příkladů, [email protected] nebo [email protected] lze považovat za dobrou volbu. Na druhé straně použijte něco jako [email protected] nebo [email protected], a můžete si být docela jisti, že vaše e-maily příjemci ani neotevřou.
Spropitné: Pokud je to možné, použijte pro své profesionální potřeby samostatnou e-mailovou adresu. A pokud vám nevadí vydělat pár babek, je nejlepší jít na hostovaný e-mail s vaší vlastní doménou.
2. Vždy zahrňte předmět a udržujte ho jasný a výstižný
Předmět je jedním z nejdůležitější součásti e-mailu, jako takový okamžitě poskytne příjemci představu o informacích, které jsou obsaženy v e-mailu. Proto by všechny vaše e-maily měly mít předmět, i když obsah není tak důležitý. Ponechání prázdného řádku předmětu je vnímáno jako nedbalost ze strany odesílatele.
Ještě důležitější je, že předmět by měl být stručný a věcný, aby příjemce mohl co nejrychleji rozeznat obsah e-mailu. Několik příkladů je Zpráva o projektu v příloze, Průzkum výkonu - vyžádaná včasná reakce, a podobné věci.
3. Používejte standardní písma a minimální formátování
Bez ohledu na to, jak moc se vám líbí ta fantastická písma, která ve svém PC máte, jsou absolutní ne-ne, pokud jde o psaní e-mailů. To je Protože pokud používáte nestandardní písmo a není nainstalováno v počítači příjemce, text e-mailu se nezobrazí podle očekávání. To je důvod, proč většina e-mailových služeb má pro psaní e-mailů k dispozici pouze několik standardních, patkových a bezpatkových písem (např. Times New Roman, Arial). A měli byste se jich držet.
Udržujte také formátování v e-mailu co nejmenší. Pokud nepotřebujete zdůraznit určitou část, řádek atd. V obsahu e-mailu, nepoužívejte pro text zvýraznění a barvy. Ve skutečnosti, barva textu e-mailu by měla být pouze černá, protože je nejčitelnější.
4. Vyvarujte se překlepů, nesprávného použití gramatiky a chyb interpunkce
I když ne každý má gramatiku nacistickou, není zločinné mít v e-mailech neúmyslný překlep nebo dva, nesprávné použití jazyka, strukturu vět atd., Na příjemce obecně působí negativním dojmem. Takže je nesmírně důležité, abyste vy třikrát zkontrolujte předmět e-mailu, tělo a všechny ostatní textové prvky, zda neobsahují neúmyslné chyby gramatiky a interpunkce (a pokud jsou nalezeny, opravte je), než stisknete tlačítko „Odeslat“.
A co víc, měli byste nikdy nepoužívejte více interpunkčních znamének (např. !!!) ve svých e-mailech. Totéž platí pro slangová slova (např. LMAO), populární kontrakce (např. Gotcha!) A emotikony. Všechny tyto věci vypadají velmi nezralé a neprofesionální a je nejlepší je ponechat pouze pro sociální sítě a okamžité chaty.
Spropitné: Vždy se starejte o to, jak velká slova, věty atd. Používáte v e-mailech. E-mail (nebo cokoli jiného) by nikdy neměl být vytvořen ve VŠECH CAPS, protože je považován za internetový ekvivalent křiku.
5. Uveďte přílohy popisné názvy
Častěji než my musíme posílat / přijímat více souborů jako přílohy s našimi e-maily. I když je to docela nutné, nemůže být nic horšího než obdržet e-mail, který je nabitý mnoha náhodně pojmenovanými soubory (např. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc), které nedávají smysl. Tak, kdykoli posíláte přílohy e-mailem, přejmenujte je pomocí některých popisných názvů souborů, takže příjemce okamžitě zná jejich obsah, aniž by je musel otevírat. Pokud například posíláte svůj životopis potenciálnímu zaměstnavateli, pojmenujte jej jako CurrentResume_JohnDoe. Jednoduché a snadné.
Taky, pokud máte v úmyslu odeslat velké číslo (např.20) přílohy s e-mailem, je lepší zkombinujte je do archivu se zipem První. Pro ještě větší srozumitelnost můžete v hlavním textu e-mailu samostatně uvést podrobnosti, jako je počet příloh, celková velikost archivu atd.
6. Vždy přiložte podpis
Podpis je nezbytné pro řádné uzavření nebo ukončení hlavního textu e-mailu. Ale co je důležitější, to také propůjčuje e-mailu a jeho obsahu „autenticitu“. Všechny vaše e-maily by tedy měly obsahovat váš podpis. Stačí vytvořit a uložit podpis v nastavení e-mailu a automaticky se přidá na konec každého e-mailu, který vytvoříte.
Mluvit o „Co“ by mělo být uvedeno v podpisu, je to něco, o čem byste se měli rozhodnout, protože se liší od jedné osoby k druhé. Jak již bylo řečeno, můžete zpravidla zahrnout kontaktní informace (např. oficiální číslo, sekundární e-mail) a také odkazy na vaše sociální profily. Stručně řečeno, podpis by měl sloužit jako vaše digitální kontaktní karta. Nepřeplňujte to však příliš mnoha zbytečnými informacemi.
7. Potvrďte přijetí e-mailů
Moderní e-mail pokročil natolik, že jakmile stisknete tlačítko „Odeslat“, můžete si být na 200% jisti, že se dostane do doručené pošty příjemce, o jednu nebo dvě později. Stejně jako u jakékoli technologie, e-mail také může (a občas také) trpí výpadky. Jakmile tedy obdržíte e-mail (zejména pokud je to důležité), potvrdit jeho přijetí odpovědí odesílateli malou zprávou.
I když není možné potvrdit každý e-mail, který dostanete, měli byste to zkusit udělat. Ještě důležitější je, že byste mělipotvrdit e-mail, který je omylem odeslán vám, protože odesílatel možná čeká na odpověď z druhé strany. Odesílatele tak upozorní na chybu a také uloží skutečnému příjemci e-mailu nějaké potíže.
8. Používejte náležité pozdravy
Když mluvíme s lidmi tváří v tvář nebo dokonce po telefonu, vždy začínáme pozdravem. Stejné pravidlo platí i pro e-maily, takže vaše e-maily by vždy měly mít náležité pozdravy pro příjemce. V závislosti na tom, komu posíláte e-mail, může být pozdrav formální (např. Vážený pane Johnsoni, profesore Kellere), nebo neformální (Hello Adam, Hi Jenna). Podobně koncovka (např.S pozdravem, S pozdravem) musí mít stejný základní tón jako počáteční pozdrav, stejně jako celková zpráva.
Stojí za zmínku, že byste měli zdržujte se používání extrémně neformálních a každodenních pozdravů (např. co se děje?) v e-mailech. Je samozřejmé, že je to považováno za docela neprofesionální.
9. Nepoužívejte pokaždé odpověď
Jsou chvíle, kdy obdržíte e-mail, který je také odeslán několika dalším příjemcům (např. Důležité oznámení ve společnosti). Ale když na takové zprávy odpovíte, vy spěšně použijte možnost „Odpovědět všem“. Tento nejen pošle odpověď původnímu odesílateli, ale všem ostatním, kteří obdrželi e-mail, ať už je odpověď určena pro ně nebo ne. Jedná se o dokonalý způsob ucpání doručené pošty příjemců.
Z tohoto důvodu, Při odpovídání na e-maily s více příjemci buďte opatrní a použijte možnost „Odpovědět“. Možnost „Odpovědět všem“ byste měli použít pouze v případě, že máte 100% jistotu, že vaše odpověď je určena všem v seznamu příjemců.
10. Správně používejte pole Kopie a Skrytá kopie
Spolu s polem „Komu“ se zobrazíCc" a "Bcc„Pole jsou něco, o čem ví každý, kdo někdy měl e-mail. Ale i poté je většina lidí nakonec použije nesprávně.Tady je dole jaké jsou a kdy by měly být použity:
- Kopie: Stojany pro uhlíkovou kopii. Pokud existují někteří příjemci, kterým chcete poslat e-mail, ale nechcete, aby věděli, že tento e-mail je „jen“ určený pro ně, do tohoto pole zadejte jejich e-mailové adresy. Každý příjemce může vidět e-mailové adresy ostatních v poli Kopie.
- Skrytá kopie: Zkratka pro Blind Carbon Copy. Pokud existují více příjemců, kterým chcete poslat e-mail, ale chcete, aby se viděli jako jediní příjemci e-mailu, do tohoto pole zadejte jejich e-mailové adresy. Každý příjemce v poli Skrytá kopie vidí pouze svou vlastní e-mailovou adresu, nikoli ostatní. Tato možnost je vhodnější pro ochranu soukromí.
11. Odpovídejte na e-maily včas
Vzhledem k tomu, kolik e-mailů denně dostáváme, je téměř nemožné na všechny okamžitě odpovědět. nicméně, i když má e-mail trochu nízkou prioritu, měli byste se pokusit na něj včas reagovat. Obecně by to mělo být do 24–48 hodin od obdržení e-mailu. A pokud po nějakou dobu nebudete moci na e-maily odpovídat (např. Kvůli přestávce), použijte funkci automatické odpovědi nebo dovolené, které má většina e-mailových služeb.
12. Před přeposíláním správně formátujte e-maily
Jakmile stisknete tlačítko „Vpřed“ v e-mailu celá zpráva (včetně obrázků, nesprávně zarovnaného textu atd.) je podivně odsazen vpravo, a vložen do prázdného e-mailu, abyste mohli zadat e-mailová ID příjemců a odeslat jej. To nejen zkazí formátování původního e-mailu, ale také zavádí do prázdného bloku předaného e-mailu spoustu mezer a dalších symbolů (>), což zase činí e-mail téměř nečitelným.
Abys to vyřešil, měl bys správně naformátovat přeposlaný e-mail, pokud je vložen do prázdného e-mailu. To zahrnuje odstranění nadbytečných mezer a zbavení se dalších znaků, prázdných řádků a podobných věcí.
VIZ TÉŽ: Nejlepší tipy a triky Evernote
Použijte e-mail tak, jak má být použit
Vzhledem k tomu, že se jedná o primární komunikační prostředek v dnešním světě připojeném k internetu, je nesmírně důležité, aby se e-mail používal v souladu se správnými pravidly, která zahrnují vše od pozdravu příjemců až po styl písma, který si vyberete. A výše uvedené etikety vám k tomu dopomohou, což přispěje k celkově lepšímu a produktivnějšímu e-mailovému zážitku. Vyzkoušejte je a dejte nám vědět své oblíbené v komentářích níže.
