Jak používat Trello, kompletní průvodce

Na denní úrovni se lidé musí vypořádat s množstvím plánování a řízení doma i na pracovišti. Abychom to usnadnili, technologie nám poskytla nástroje pro bezbolestné plánování našich hektických plánů. Bílé zasedací místnosti byly pro plánování úkolů vždy docela zábavné a tento nástroj jej přivádí na digitální frontu. Zde se podíváme na Jak používat Trello a co ho dělá oblíbeným mezi mnoha uživateli.

Co je Trello a jak funguje?

Trello je nástroj pro správu projektů založený na vizuálním editoru, který přináší zábavu zpět do plánování úkolů. S více než 5 miliony registrovaných uživatelů je to flexibilní nástroj pro vaše kancelářské i domácí požadavky.

Pojďme se ponořit a podívejme se, jak používat Trello.

Trello využívá desky, seznamy a karty jako základní struktura, která vám pomůže dokončit úkoly. Využívá přístup shora dolů k dosažení úkolů ve vašem projektu.

Správa úloh s Trello začíná vytvořením desky, která je primárním motivem nejvyšší úrovně úlohy pracovního postupu. Umožňuje přidat tolik členů, kolik si přejete přidat, a bezproblémově s nimi spolupracovat, takže s ním můžete přijmout Inbox (0). Tento nástroj dokonale vyhovuje každému projektu, na který si vzpomenete - ať už je to schůzka v zasedací místnosti nebo víkendový plán setkání s přáteli; to vás pokrylo.

Jednotlivé úkoly nebo karty, které nahrazují obsah na nástěnce, lze vytvářet, označovat, sdílet a dokonce je možné nastavit pro připomenutí. Nyní pojďme do sítě a uvidíme, jak splnit své úkoly a dokončit práci s tímto nástrojem.

Začínáme s Trello: Základy

Nový projekt Trello lze snadno rozdělit na tři hlavní klíčové komponenty - desky, seznamy a karty.

• Desky: Board je hlavní úkol vašeho projektu na nejvyšší úrovni. Ať už se jedná o plánování cesty s rodinou nebo o plán re-designu vašeho podnikání, je Board to, o čem projekt je. Deska vám poskytuje pohled na celý váš projekt z ptačí perspektivy, odkud si můžete naplánovat své okamžité další úkoly.

• Seznamy: Seznamy vám pomohou uspořádat úkoly podobné povahy nebo úkoly, které společně tvoří hierarchii další úrovně v přístupu shora dolů k řízení projektu. Řekněme například, že při plánování svateb můžete zahrnout seznamy jako „Úkoly, které musíte udělat“, „Hotové úkoly“, „Pozvaní lidé“, „Lidé na pozvání“ atd..

• Karty: Karty jsou základními prvky úkolu, které dohromady tvoří celkový obraz vašeho projektu. Karty jsou uspořádány postupně svisle a tvoří seznam. Tyto karty bylo možné přetáhnout kamkoli přes palubu. Karta je nejdůležitějším aspektem, který může být barevně označen, přidány kontrolní seznamy, termíny, časová razítka, samolepky atd..

To jsou všechny základy, které byste potřebovali vědět, než začnete s tímto nástrojem zahájit svůj první projekt. Podívejme se na to v akci, když vytváříme pracovní tok projektu pomocí Trello.

Organizace vašich projektů s Trello

Jak jsme již dříve stanovili, vytváření a správa projektů pomocí tohoto nástroje je docela bezbolestný proces. Abychom vás provedli všemi nejlepšími funkcemi a jejich schopnostmi, budeme pracovat s příkladem, zde je to 'Publishing Calendar' using Trello.

Vytváření nové desky

Jak již bylo zmíněno dříve, rady jsou přístupem shora dolů k projektům, které by měly být spravovány, v tomto případě jej budeme nazývat „Publishing Calendar“. Na domovské obrazovce můžete kliknout na „Vytvořit novou desku“ a dát jí výstižný název, než stisknete „Vytvořit“.

Přidávání nových seznamů

Nahoře můžete vidět dva již vytvořené seznamy - „Myšlenky na článek“ a „Prozkoumávat“, zatímco se zobrazuje nastavení nového seznamu. Seznamy jsou souborem úkolů podle jejich povahy. Tento nástroj postupuje zleva doprava a shora dolů při procházení úkoly na své desce. Stiskněte 'Přidat nový seznam' a vytvořte nové relevantní seznamy, jak je vidět výše.

Přidávání nových karet

Karty jsou jednotlivé úkoly, které je třeba provést. Vytváření a správa úkolů je docela snadná. Jak je uvedeno výše, přidejte nový úkol stisknutím tlačítka „Přidat kartu“ zobrazeného v dolní části seznamu. Vstupem na další řádek se pro vás automaticky vytvoří nová karta. Lze také přidat popis karty, aby byl užitečnější a podrobnější pro členy zapojené do této karty.

Takže teď, když máme nastaveny holé kosti pracovního postupu projektu, se podíváme na možnosti vylepšení, abychom byli lépe organizováni.

Vylepšení karty

Vylepšení jsou další funkce dostupné pro vaše karty / úkoly. Z nabídky na pravém postranním panelu můžete přistupovat ke spuštění karty. Mezi ně patří systém hlasování o kartách, stárnutí karet a kalendář karet.

• A 'Systém hlasování karet'pokud je povoleno, umožňuje pozvaným členům hlasovat na konkrétní kartě.

• ''Stárnutí karty„funkce umožňuje určit konkrétní věk v týdnech, který má být definován pro úkol, po kterém začne stárnout nebo se postupně stane transparentnějším v průběhu dní a nakonec praskne.

• ''Kartový kalendář„umožňuje zobrazit všechny úkoly s termínem splnění v kalendáři dostupném na hlavní stránce představenstva.

Další doplňkové funkce

Zatímco výše uvedené funkce jsou primární, se kterými se setkáváme, zkušenosti se s těmito dalšími funkcemi dále vylepšují.

• ''Přidat členy'na jednotlivé karty a pomocí' @ 'je uveďte v sekci Komentáře na kartě. Členové by byli upozorněni a ve stejné sekci komentářů by bylo možné podniknout další kroky. Už tedy žádné zaplavování vaší doručené pošty.

• ''Přidat termín„na vaše karty, abyste se snadno dozvěděli o nadcházejícím důležitém úkolu. Když je povolen „Kartový kalendář“, tyto úkoly s Termíny splnění lze zobrazit v hlavním kalendáři desky.

• ''Přidat přílohy„umožňuje uživatelům připojit na kartu média a všechny typy souborů a dokumentů, na které mohou mít přístup ostatní členové přidaní na kartu. Tyto přílohy mohou být buď z místního pevného disku, nebo z vašich cloudových účtů na Disku Google, Dropbox, Jeden disk atd.

• ''Upravit štítky„umožňuje uspořádat úkoly podle jejich kategorií a odpovídajícím způsobem je označit pomocí barevných pruhů. Označení tímto způsobem vám umožní snadno filtrovat karty.

• ''předplatit„umožňuje vám být informován o všech událostech na desce nebo na konkrétní kartě v konkrétním seznamu.

• Samolepky jsou také k dispozici, které lze snadno přetáhnout na karty.

• Změnit barvu pozadí vaší desky ze stejné lišty nabídky, abyste získali nový, nový vzhled.

Oznámení na ploše

Aby vaše schránka Doručená pošta (0) zůstala při správě projektů nedotčena, je vybavena funkcí oznámení na ploše. Můžete se rozhodnout zapnout oznámení na ploše, abyste dostali upozornění pokaždé, když vás někdo v projektovém týmu zmíní pomocí '@'.

• Chcete-li zapnout oznámení, klikněte na ikonu svého uživatelského profilu v pravém horním rohu stránky Trello. V nabídce vyberte „Nastavení“. V části „Oznámení“ vyberte možnost „Povolit oznámení na ploše“. Váš prohlížeč se vás zeptá, zda chcete tato oznámení povolit nebo blokovat. Chcete-li povolit oznámení na ploše, vyberte vhodné.

• Chcete-li tato oznámení vypnout, přejděte do části Nastavení ve webovém prohlížeči. Přejděte na „Nastavení obsahu“, které najdete v části Ochrana osobních údajů v Pokročilých nastaveních v prohlížeči Google Chrome. Přejděte do podnadpisu Oznámení, stiskněte tlačítko „Spravovat výjimky“ a odeberte odkaz, který zmiňuje Trello. Nyní byste pro tento nástroj vypnuli oznámení na ploše.

Klávesové zkratky

Trello nabízí několik klávesových zkratek, díky nimž je celý proces ještě plynulejší. Níže uvádíme několik nejdůležitějších klávesových zkratek, které nabízí:

• Automatické dokončování členů: @
• Vymazat všechny filtry: X
• Přidat funkci hlasování na kartu: V (Hlasovací zapnutí musí být předem povoleno)
• Upravit název: T
• Přiřaďte / zrušte přiřazení ke kartě: SPACE
• Přihlásit se k odběru: S
• Vložte novou kartu: N
• Přidat / Odebrat členy: M
• Přidat termín splatnosti: D
• Navigace: doleva (->), doprava (<-), Up (K), Down (J)

Úplný seznam klávesových zkratek najdete na jejich oficiálních webových stránkách.

Podporované jazyky

Trello je k dispozici ve čtyřech hlavních jazycích - angličtině, němčině, španělštině a portugalštině.

Podporované platformy

Trello je k dispozici jako webová aplikace, aplikace pro Android, iOS, Windows 8 a Kindle Fire.

Dokončuji to

Nad tím, co vidíte, je tedy ukázka „Publikování kalendáře“ vytvořená pomocí tohoto nástroje. Obsahuje všechny důležité fáze redakčního kalendáře způsobem, na který je pohodlné se dívat a provádět potřebné akce. I když to byl jeden způsob, jak využít Trello, můžete si vytvořit své vlastní desky a úkoly podle požadovaného postupu.

Tento pracovní postup můžete vytisknout nebo exportovat jako odkaz nebo JSON. Plánování pracovního toku lze dokonce nastavit jako denní seznamy zaměřené na aktivity na úrovni jednoho dne.

Takže teď jste už museli pochopit podstatu tohoto nástroje a to, jak mocný je nástroj pro správu projektů.

Trello pro pokročilé uživatele

Pro organizace využívající Trello s různými týmy, řekněme redakční a marketingové, je to skvělý nástroj. Umožňuje vytvoření všech vašich plánů pod samostatnými deskami, ale pod jediným deštníkem, vytvořením nové „organizace“. Na domovské obrazovce můžete v tomto případě vytvořit dvě nové organizace jako „Marketing“ a „Redakční“. Při vytváření nové rady si můžete vybrat příslušnou „organizaci“ z rozevíracího seznamu pod ní.

Trello pro obchodní a prémiové plány

Je zdarma pro každého a obsahuje neomezené vývěsky a organizační výtvory. Ale pro pokročilejší jednotlivé uživatele a firmy nabízí také prémiové plány - Trello Gold (5 $ / měsíc), Business class (3,75 $ / měsíc na uživatele) a Enterprise (Pay as you go).

Proč uvažovat o prémiových plánech Trello?

• Společnost Trello Gold nabízí přílohy karet o velikosti 250 MB, zatímco běžné plány umožňují pouze nahrání souborů o velikosti 10 MB.

• Přidejte své vlastní pozadí, samolepky a emodži pomocí Trello Gold.

• Třída Trello Business umožňuje podnikům vytvářet veřejné a soukromé vývěsky, které jsou všechny přístupné v rámci organizace. Poskytuje lepší administrativní kontrolu s rolemi uživatelů.

• Podpora funkcí obchodní třídy pro integraci Google Apps.

Tento nástroj také obsahuje vlastní mobilní aplikace pro Android a iOS pro správu pracovních toků na cestách. Oznámení v reálném čase, spolupráce a připojení médií a dokumentů prostřednictvím mobilní aplikace je skvělým důvodem.

Desky Trello Využijte co nejlépe

Trello se bezproblémově integruje se Zapierem, připojuje jej k dalším aplikacím třetích stran a automatizuje opakující se úkoly. Pomocí flexibilního systému nástroje můžete spravovat téměř jakýkoli projekt a plánovat.

Níže jsou uvedeny některé desky Trello, ze kterých můžete čerpat inspiraci.

VIZ TÉŽ: Jak používat Dubsmash, Průvodce pro začátečníky

Závěr

Trello je rozhodně jednou z nejsilnějších aplikací pro správu projektů, kterou internet právě teď nabízí. Tento nástroj je podobný pro jednotlivce i podniky, aby co nejlépe využil své flexibility. Pomocí tohoto nástroje můžete vytvářet a spravovat téměř jakýkoli druh úkolů.

Tady se tedy dostáváme na konec této příručky, která popisuje, jak Trello funguje a jak jej podle toho doladit. Jaké jsou vaše myšlenky a zkušenosti s tímto nástrojem? Neváhejte se podělit o své myšlenky a komentáře níže.